Заводской аудит и соблюдение социальных норм в отношении оборудования для игровых площадок: практическое руководство для покупателей

Быстрый ответ

Да. Большинство покупателей в Европе и Северной Америке теперь проверяют завод перед размещением заказа, и аудит обычно представляет собой документированное посещение объекта третьей стороной или клиентом, а не сертификат, хранящийся в файле. Заводской аудит (плановая проверка производственной площадки по определенному контрольному списку) проверяет условия труда, рабочее время, меры по охране труда и технике безопасности, отслеживаемость входящих материалов, записи контроля качества и цепочку субподрядчиков. Перед визитом покупатель должен согласовать три вещи: какой стандарт регулирует аудит, какие записи должны быть доступны в тот же день и какие выводы фабрике разрешено исправлять, а какие – остановить отгрузку. Отчет, полученный без плана корректирующих действий и последующей проверки, составляет лишь половину стоимости визита.

В этом руководстве объясняется, что на самом деле охватывает аудит предприятия, чем распространенные схемы соблюдения социальных норм отличаются друг от друга, как подготовить объект, чтобы посещение прошло гладко, и как читать отчет, не отвлекаясь на оценки. Он написан для покупателя, который выбрал поставщика из каталога или выставки и теперь должен установить, может ли фабрика, указанная в каталоге, действительно обеспечить соответствующий требованиям, отслеживаемый и повторяемый производственный цикл.

Оглавление

• 1. Что такое заводской аудит и почему он проводится до заказа

• 2. На что смотрят аудиторы на площадке по производству оборудования для игровых площадок

• 3. BSCI, Sedex, SA8000 и аудит клиентов: чем отличаются схемы

• 4. Подготовка объекта для проведения аудита по графику

• 5. Чтение отчета: оценки, выводы и проблемы нулевой терпимости

• 6. Распространенные ошибки, которых следует избегать

• 7. Часто задаваемые вопросы

• 8. Контрольный список покупателя

• 9. Заключительные мысли

1. Что такое заводской аудит и почему он проводится до заказа

Заводской аудит — это запланированное посещение производственного объекта, проводимое на основании письменного контрольного списка, в результате которого составляется датированный отчет, в котором перечисляются все, что было просмотрено, что проверено, а что нет. Драйвер не заводской. Именно покупатель и владелец бренда несут репутационную и юридическую ответственность за готовый продукт на своем собственном рынке, даже если производство происходит за 8000 километров. С 2020 года большинство крупных европейских розничных сетей и систем школьных закупок сделали оценку социального соответствия условием листинга, что означает, что результаты аудита передаются вместе с продуктом в цепочку поставок клиента.

В частности, в отношении оборудования для игровых площадок аудит выполняет две задачи одновременно, и это отличает его от обычного посещения завода. Социальная сторона смотрит на то, как обращаются с людьми: документы о приеме на работу, ведомости о заработной плате, график работы, условия общежития, в котором завод предоставляет жилье, средства индивидуальной защиты, запасные выходы и запись пожарных учений. Техническая сторона проверяет, может ли продукт быть изготовлен одним и тем же способом дважды: записи входящего материала в соответствии с сертификатами на сталь, отслеживаемость от рулона до детали, спецификации процедуры сварки и записи о квалификации сварщика, проверки толщины краски, записи окончательного контроля и условия хранения готовой продукции.

Вторая задача заключается в том, почему покупатели оборудования для игровых площадок должны относиться к неудавшемуся аудиту как к риску цепочки поставок, а не просто к проблеме соблюдения требований. Завод, который не может доказать, что партия оцинкованной стали получена по заводскому сертификату или что сварная рама была произведена в соответствии с документированной процедурой, — это завод, которому будет сложно ответить на претензию об ответственности за качество продукции на целевом рынке. Таким образом, аудит является первой надежной возможностью выяснить, существует ли документация, на которую покупатель будет опираться при передаче, в той форме, которая может быть предоставлена ​​по запросу.

2. На что смотрят аудиторы на площадке по производству оборудования для игровых площадок

Аудиторы делят посещение объекта на четыре зоны, и последовательность редко меняется. Первая зона — это вход и административная зона, где аудитор проверяет законную лицензию на ведение бизнеса, экспортную регистрацию, действующие сертификаты социального соответствия и записи о трудоустройстве за последние 12 месяцев. Вторая зона — это склад материалов, где каждый стальной рулон, труба, лист и деревянная доска проверяются по накладной и где аудитор случайным образом отбирает товары, чтобы проверить, соответствует ли имеющийся заводской сертификат материалу на складе. Третья зона — это производство, охватывающее резку, гибку, сварку, сверление, шлифовку, порошковую окраску и сборку, при этом записи процедур сварки и ежедневные записи производительности сравниваются с тем, что физически находится на полу.

Четвертая зона – финишная, охватывающая стенд окончательного контроля, участок упаковки и погрузочную площадку. Здесь аудитор проверяет склад готовой продукции, контроль влажности, пределы высоты штабелирования и процесс погрузки, поскольку контейнер, загруженный мокрым или сложенный слишком высоко, приводит к повреждению, которое доставляется в пункт назначения незаметно для всех. В частности, на игровой площадке аудитор обычно просит показать образец готового изделия с его паспортной табличкой и сверяет его с производственным заказом, поскольку паспортная табличка — это документ, который должен одновременно пережить аудит и рынок назначения.

Две дополнительные проверки заслуживают упоминания, потому что они ловят покупателей, которые в противном случае считают, что они застрахованы. Первый — это проверка субподрядчика, в ходе которой выясняется, выполняется ли какой-либо этап производства за пределами проверяемого здания, включая порошковое покрытие, печать графики и окончательную упаковку запасных частей. Вторая — выборочная проверка без предупреждения, при которой аудитор может запросить произвольный контейнер со склада и сверить его содержимое с упаковочным листом. Завод, который проходит объявленный аудит и проваливает необъявленный аудит, сообщает покупателю что-то важное о разнице между документированным процессом и реальным процессом.

3. BSCI, Sedex, SA8000 и аудит клиентов: чем отличаются схемы

Эти схемы не являются взаимозаменяемыми, и покупатель должен определить, какая из них действительно требуется клиенту или владельцу бренда, прежде чем просить фабрику подготовить ее. BSCI (Business Social Compliance Initiative) — это инициатива нескольких компаний, которая проводит аудит на соответствие стандарту социального соответствия amfori BSCI и выдает запись в базе данных, поэтому покупатель проверяет действительность и дату аудита, а не получает бумажный сертификат. Sedex — это членская платформа, которая предоставляет доступ к аудиту поставщиков, обычно 4-компонентному SMETA, охватывающему труд, здоровье и безопасность, деловую этику и окружающую среду, и он также проверяется покупателем онлайн. SA8000 — это стандарт сертификации с собственной системой управления, обучением и надзорным аудитом третьей стороны, а также обязательство по исправлению результатов в установленные сроки.

Аудит, проводимый клиентом, является четвертой категорией и часто является наиболее требовательным, поскольку покупатель составляет контрольный список в соответствии с конкретным профилем риска заказа, а не с общим социальным стандартом. Что касается оборудования для игровых площадок, европейский импортер обычно проверяет систему документации, измерение толщины покрытия, отслеживаемость компонентов веревки и сетки, а также наличие записей о запасных частях за 10 лет. Эти дополнительные проверки не охвачены какой-либо социальной схемой, и именно поэтому фабрика с действующей записью BSCI все равно может провалить проверку покупателя на поставку, которая должна была быть готова к отправке.

Практическое руководство для покупателя состоит в том, чтобы разделить в контракте два набора требований. Схема социального соответствия относится к этапу квалификации поставщика, а специальный технический контрольный список для клиента — к заказу на поставку, поскольку у этих двух документов разные владельцы, разные средства правовой защиты и разные циклы продления. Когда покупатель запрашивает аудит фабрики и имеет в виду только социальную схему, фабрика передает его на бумаге, и покупатель обнаруживает пробел в отслеживаемости во время предотгрузочной проверки, когда смена поставщика уже невозможна. Включение обоих в контракт, каждый со своим сроком выполнения, устраняет этот пробел.

4. Подготовка объекта для проведения аудита по графику

Хорошо подготовленный сайт проходит однодневный аудит за один день. Большая часть задержки приходится на четыре вещи. Во-первых, набор документов: лицензии, сертификаты, трудовые книжки за предыдущие 12 месяцев, ведомости заработной платы, ведомости посещаемости, записи об обучении, журнал пожарных учений и записи по техническому обслуживанию оборудования должны быть разложены в одной комнате с указателем, а не извлекаться из картотеки, пока аудитор ждет. Во-вторых, журналы технического обслуживания машин, которые аудиторы регулярно проверяют и которые заводы часто не могут подготовить за весь период. В-третьих, файлы отслеживания материала, который в настоящее время находится на складе, поскольку рулон, доставленный в текущем месяце, труднее всего документировать.

Четвертый пункт подготовки пропускается чаще всего: указанное лицо, которому принадлежит аудит на текущий момент. Этот человек отвечает на вопросы, предъявляет документы, сопровождает аудитора по производственным помещениям и уполномочен подтвердить план корректирующих действий на месте. Завод, который назначает генерального директора для проведения аудита, тратит первые два часа на осмотр объекта, а завод, который назначает специального менеджера по качеству, завершает тот же визит за шесть часов. Разница не в сотрудничестве, а в том, кто сможет ответить на вопрос о конкретной партии продукции без телефонного звонка.

Покупатели также должны заранее договориться о том, как будет обрабатываться аудиторский отчет, и это скорее коммерческое решение, чем техническое. Покупатель может принять отчет с открытыми выводами и планом корректирующих действий или может потребовать чистый отчет до выдачи депозита. Покупатель, который принимает открытые выводы, должен записать дату закрытия для каждого из них и подтвердить во время последующего визита, что корректирующие действия были фактически реализованы, а не только запланированы. Наиболее распространенной ошибкой в ​​этой области является обнаружение, которое остается открытым в течение трех проверок, и никто не передает его на более высокий уровень, что происходит, когда план корректирующих действий подписывается заводом, но никогда не проверяется покупателем.

5. Чтение отчета: оценки, выводы и проблемы нулевой терпимости

Отчет о соблюдении социальных норм обычно содержит оценку и список выводов, но эти два показателя не имеют одинакового веса. Оценка суммирует процент выполнения требований по всему контрольному списку, поэтому завод с 82 процентами и завод с 94 процентами могут иметь одинаковое количество серьезных нарушений. Список результатов следует читать построчно, поскольку каждая запись имеет уровень серьезности, требования к доказательствам, корректирующие действия и дату закрытия. Покупатель, читающий только оценку, прочитал наименее информативную строку документа.

Некоторые результаты в большинстве схем рассматриваются как нулевая терпимость и прекращают поставку независимо от оценки. Детский труд в любой форме является одним из них. Принудительный труд, удержание документов, удостоверяющих личность, и изъятие паспорта работника – другие. Физическое насилие, преднамеренная фальсификация записей и использование субподрядной рабочей силы без раскрытия информации попадают в ту же категорию. В случае подтверждения факта нулевой терпимости немедленной реакцией является приостановка поставки, уведомление клиента и согласование корректирующих действий и даты повторной проверки в письменной форме, прежде чем какой-либо товар будет перемещен.

Второй уровень — это то, на что действительно следует обращать внимание большинству покупателей, потому что именно здесь риск качества продукции проявляется со стороны людей. Чрезмерное рабочее время снижает внимание к сварочной линии и является одной из причин появления дефектов сварки в пункте назначения. Отсутствие или неадекватность средств индивидуальной защиты на линии нанесения покрытия влияет на качество поверхности. Неучтенные трудовые отношения, при которых у работника нет контракта и квитанции о заработной плате, означают, что у работника нет способа сообщить о проблеме, и это обычно означает, что на объекте задействовано больше субподрядных работников, чем было сказано покупателю. Ни один из этих выводов не является проблемой нулевой терпимости, и каждый из них может незаметно повредить продукт.

6. Распространенные ошибки, которых следует избегать

Шесть ошибок являются причиной большинства неудачных циклов аудита, которые видят покупатели. Первый предполагает, что социальный сертификат рассматривается как комплексная оценка, когда он охватывает условия труда, но не отслеживание производства, которое потребуется покупателю при передаче товара. Во-вторых, аудит назначается слишком поздно, обычно после того, как первый заказ уже размещен, и в этот момент вывод становится скорее спором, чем условием. Третий — запрашивать копию сертификата без проверки даты его действия на платформе выдачи, которая представляет собой двухминутную проверку и регулярно выявляет просроченные записи.

В-четвертых, не определяется объем аудита, что заставляет аудитора и фабрику гадать, распространяется ли посещение на субподрядную линию нанесения покрытия. Пятый — рассматривать план корректирующих действий как формальность, принимая документ с общими обязательствами вместо действий с указанием конкретных владельцев. В шестом случае не удается подтвердить последующие действия, поэтому один и тот же результат появляется в трех последовательных отчетах, и покупатель обнаруживает закономерность только тогда, когда заказ уже находится в производстве. У шести ошибок есть одна основная причина: аудит рассматривается как документ, который необходимо подать, а не как процесс с владельцем и крайним сроком.

Покупатель, который хочет увидеть, как обычно оценивается серьезный поставщик, прежде чем подписывать контракт, может начать с руководства по выбору производителя коммерческих игровых площадок , в котором излагаются моменты производства и документации, которые позже проверяются аудитом. Изучение того, как оцениваются возможности поставщика оборудования для игровых площадок и как структурируется заказ на оборудование для игровых площадок по индивидуальному заказу , дает покупателю основу, на основе которой можно судить о результатах аудита, а не принимать их за чистую монету.

7. Часто задаваемые вопросы

Означает ли действительная запись BSCI или Sedex, что фабрика уже прошла аудит?

Нет. Это означает, что фабрика прошла одну проверку по этой схеме в течение срока действия, указанного на платформе, и это не означает, что фабрика прошла проверку на соответствие требованиям покупателя. Запись охватывает труд, здоровье и безопасность, деловую этику и управление окружающей средой, как они определены в схеме. Проверка отслеживаемости материалов, записей о процедурах сварки, измерения толщины покрытия или архивирования запасных частей для конкретного покупателя выходит за рамки этой области и должна запрашиваться отдельно.

Насколько заранее следует назначать аудит?

Да, между запросом и посещением предприятия должно пройти от 8 до 12 недель, а при повторном посещении — от 3 до 4 недель, когда записи уже организованы. Время тратится на планирование аудитора, подготовку комплекта документов и окно корректирующих действий в случае обнаружения нарушений. Покупатель, который назначает аудит на тот же месяц, что и дата поставки, не имеет времени принять меры в соответствии с обнаруженным фактом, а это означает, что результат не имеет ценности, а посещение не требует затрат.

Может ли покупатель отказаться от отправки, если аудиторский отчет все еще открыт?

Да, если так указано в контракте, а в контракте так должно быть. Большинство покупателей записывают условие в одной из двух форм: либо отгрузка удерживается до тех пор, пока все критические выводы не будут закрыты и проверены, либо отгрузка продолжается с открытыми выводами, зарегистрированными и принятыми в письменной форме лицом, ответственным за заказ. Вторая форма допустима для незначительных находок. Недопустимо наличие пробелов в отслеживаемости в сертификатах на сталь, поскольку этот пробел не может быть закрыт после того, как контейнер опломбирован, а документы должны путешествовать вместе с продукцией.

Заменяет ли заводской аудит предотгрузочную проверку?

Нет. Две проверки отвечают на разные вопросы, и обе необходимы. Аудит завода исследует площадку, людей и системы перед запуском производства. При предотгрузочной проверке проверяются конкретные товары в конкретном контейнере, обычно на уровне отбора проб AQL, и подтверждаются физическое состояние, количество, упаковка и заводские таблички. Завод может пройти полную проверку и все равно отгрузить контейнер с поврежденной палубой, поскольку проверка проводилась до производства товара.

8. Контрольный список покупателя

Перед планированием аудита убедитесь, что требование записано и в нем указаны схема, версия, платформа выдачи и срок действия, а также отдельно подтвердите, требуется ли помимо него специальный технический контрольный список для клиента. Перед визитом согласуйте объем, включающий в себя здания и субподрядные процессы, заранее запросите указатель документов, чтобы завод мог его подготовить, и подтвердите язык и количество аудиторов. В этот день убедитесь, что паспортная табличка готового изделия доступна для проверки на соответствие производственному заказу, и убедитесь, что склад материалов может выдать заводские сертификаты на запасы, находящиеся в настоящее время на складе.

После посещения прочитайте список результатов, а не оценку, классифицируйте каждый результат как закрытый, требующий корректирующих действий или блокирующий, и запишите названного владельца и дату закрытия для каждого открытого вопроса. Требуйте план корректирующих действий в течение 14 дней, установите дату последующей проверки и подтвердите конкретные требования покупателя в заказе на поставку, который также включает результаты проверки и документацию при передаче. После доставки оборудования сохраните отчет об аудите, план корректирующих действий и производственные записи в том же файле, что и декларацию соответствия и протоколы испытаний, поскольку именно этот файл позже отвечает на претензии или страховые вопросы.

Отправьте подтвержденный контрольный список и название завода через страницу запроса проекта NUUTOO и спросите, какие документы будут сопровождать конкретное предложение.

9. Заключительные мысли

Заводской аудит стоит гораздо больше, чем день, который он стоит, поскольку он превращает предположения покупателя о поставщике в документированный набор наблюдений, которые можно проверить, исправить и перепроверить. Покупатели, которые получают от этого выгоду, — это те, кто рассматривает требования схемы и технические требования как два отдельных документа с двумя отдельными владельцами и которые читают выводы, а не оценку. Покупатели, которые от этого получают мало, планируют посещение после размещения заказа и рассматривают отчет как файл, который нужно прикрепить к заказу на поставку.

Для покупателя, приобретающего игровое оборудование для общественного или коммерческого объекта, аудит проводится на том же этапе, что и файл соответствия и предотгрузочная проверка, и он принадлежит им. Подтвердите, какая схема требуется заказчику, отдельно запросите технический контрольный список и сохраните план корректирующих действий на дату. Эти три шага превращают работу по соблюдению социальных норм в работающий процесс обеспечения производства, и они выполняются до того, как товары будут переданы в эксплуатацию, а не после того, как будет обнаружен дефект.